Aankoopprocessen zijn het kloppende hart van elke organisatie. Zeker voor overheden en publieke instellingen, waar transparantie en compliance met regelgeving cruciaal zijn, is het belangrijk om deze processen regelmatig onder de loep te nemen. Een audit van het aankoopproces biedt niet alleen inzicht in mogelijke risico’s, maar helpt ook om tijd en geld te besparen én om je organisatie klaar te stomen voor toekomstige uitdagingen.
Bij MINRO LEGAL hebben we uitgebreide expertise in het auditen van aankoopprocessen. We helpen overheden en organisaties om structurele verbeteringen door te voeren en risico’s te minimaliseren.
Wat is een audit van het aankoopproces?
Een audit van het aankoopproces is een systematische beoordeling van alle stappen binnen je inkooptraject.
Dit omvat onder andere:
- Het opstellen van lastenboeken.
- De selectie- en gunningscriteria.
- Het contractbeheer.
- De naleving van wettelijke verplichtingen en interne richtlijnen.
Een audit onderzoekt of je huidige procedures voldoen aan de regelgeving, efficiënt zijn ingericht en optimaal functioneren voor je organisatie.
Waarom is een audit belangrijk?
1. Voldoen aan regelgeving
Een verkeerde interpretatie van overheidsopdrachtenwetgeving kan leiden tot sancties of klachten. Met een audit krijg je zekerheid dat je processen in lijn zijn met de wet.
2. Verbeteren van efficiëntie
Een inefficiënt aankoopproces kan leiden tot vertragingen, onnodige kosten en frustratie binnen je team. Een audit helpt om knelpunten bloot te leggen en oplossingen te vinden.
3. Risico’s minimaliseren
Of het nu gaat om onrechtmatige gunningen of het niet behalen van doelstellingen, risico’s kunnen grote gevolgen hebben. Een audit voorkomt problemen voordat ze zich voordoen.
4. Transparantie en vertrouwen
Een helder en goed functionerend aankoopproces bouwt vertrouwen op bij interne en externe stakeholders, van leveranciers tot beleidsmakers.
Hoe werkt een audit in de praktijk?
We starten met een grondige analyse van je huidige processen.
Dit omvat:
1. Screening van documenten
We beoordelen je lastenboeken, selectie- en gunningscriteria, contracten en andere relevante stukken.
2. Interviews met betrokkenen
We spreken met sleutelfiguren binnen je organisatie, eventueel leveranciers en andere stakeholders om inzicht te krijgen in dagelijkse uitdagingen en aandachtspunten.
3. Praktische aanbevelingen
Op basis van onze bevindingen bieden we concrete en haalbare oplossingen om je processen te optimaliseren. Denk aan het aanpassen van criteria, het vereenvoudigen van procedures of het inbouwen van extra controlemechanismen.
Wat levert een audit op?
Een grote overheidsorganisatie ontdekte via onze audit dat haar lastenboeken onnodig complex waren, wat kleine ondernemers afschrikte om in te schrijven op opdrachten. Door onze aanbevelingen te volgen, kon de organisatie de drempel verlagen, wat leidde tot meer inschrijvingen en betere prijs-kwaliteitverhoudingen bij nieuwe opdrachten.
Klaar om jouw aankoopprocessen te optimaliseren?
Bij MINRO LEGAL combineren we juridische expertise met een praktische aanpak. We helpen je niet alleen om risico’s te verminderen, maar maken van je aankoopproces een efficiënt en betrouwbaar onderdeel van je organisatie. We zijn jouw klankbord en sparringpartner in deze efficiëntie-oefening.
Mail ons via info@minro-legal.be
Comments